Nie wierzę, że istnieją ludzie niezorganizowani – to tylko tacy, którzy jeszcze nie zaczęli wpisywać wszystkiego do kalendarza!

Odkąd używam intensywnie Google Calendar, jakość mojego życia uległa zdecydowanej poprawie. Nie tylko wreszcie nie zapominam o najważniejszych wydarzeniach w ciągu tygodnia, ale potrafię dobrze wygospodarować czas dla siebie, dla rodziny i na pracę. Oczywiście nie zawdzięczam codziennej organizacji wyłącznie kalendarzowi Google, ale nie ukrywam, że ma on na nią bardzo duży wpływ.

Zebrałam więc w jednym miejscu wszystkie najważniejsze porady dotyczące tego, jak korzystać z kalendarza Google – od prawidłowego skonfigurowania, poprzez dodawanie eventów aż do moich własnych sztuczek, które wspierają mnie w codziennym planowaniu.

 

PRZYGOTOWANIE KALENDARZA

Nie wydaje mi się, żeby trzeba było tłumaczyć, gdzie znaleźć kalendarz Google i jakie powinny być pierwsze z nim kroki. Za to na pewno warto zapamiętać kilka wskazówek, które pozwolą ci dopasować kalendarz do własnych potrzeb.

1. Dodaj święta państwowe / religijne / inne

jak korzystać z kalendarza google święta

Zdarzyło ci się odbić od zamkniętego sklepu w Zielone Świątki? Zastanawiasz się, którego tym razem przypada Wielkanoc? Odpowiedzi na te pytania ułatwią ci „Pomocne kalendarze” Google. Wciśnij znaczek plusa po lewej stronie widoku kalendarza, tuż przy nagłówku „Dodaj kalendarz znajomego”, a zobaczysz kilka sugerowanych przez Google kalendarzy. Są tam między innymi święta religijne, dni wolne w konkretnym kraju, a także wydarzenia sportowe i fazy księżyca.

A jeśli chcesz być na bieżąco z geekowymi wydarzeniami, koniecznie dodaj do Google mój kalendarz! :)

2. Stwórz kalendarze na różne okoliczności

jak korzystać z kalendarza google kolory

Jeśli chcesz naprawdę mieć czas pod kontrolą, najlepiej jeśli rozdzielisz poszczególne elementy swojego życia na osobne kalendarze. Może zdarzyć się tak, że będziesz chciał udostępnić komuś np. swoje biznesowe spotkania, a niekoniecznie już zaplanowaną wizytę u dentysty, prawda?

Nowy kalendarz dodajesz w tym samym miejscu, w którym znajdziesz „Pomocne kalendarze od Google”. Każdemu z nich możesz przypisać inny kolor, dzięki czemu od razu rozróżnisz poszczególne eventy na siatce dni i godzin.

3. Usuń weekendy

jak korzystać z kalendarza google weekendy

Jeśli używasz kalendarza Google wyłącznie do pracy, możesz usunąć weekendy by zrobić więcej miejsca na pozostałe dni tygodnia. Opcję „Pokazuj weekendy” znajdziesz w ustawieniach.

4. Pozwól Google dodawać wydarzenia za Ciebie

Wśród ułatwiających życie opcji znajdziesz także automatyczne dodawanie eventów do kalendarza przez Google. Jeśli korzystasz z Gmaila i właśnie na niego przychodzą ci różnego rodzaju potwierdzenia, Google Calendar wyłowi je z gąszczu innych maili i automatycznie doda do kalendarza.

 

CODZIENNE KORZYSTANIE Z KALENDARZA

5. Dzień pod kontrolą dzięki Planowi Dnia

jak korzystać z kalendarza google plan dnia

Opcja, bez której nie wyobrażam sobie korzystania z Kalendarza Google, czyli Plan Dnia (Daily Agenda). Dla każdego z kalendarzy możesz ustawić opcję przypominania o eventach. Ale to, co przydaje mi się najbardziej, to poranny e-mail z podsumowaniem dnia. Plan Dnia możesz uruchomić wchodząc w ustawienia, a następnie wybierając zakładkę „Powiadomienia o wydarzeniach całodniowych”.

6. Stwórz własną listę zadań

jak korzystać z kalendarza google lista zadań

Jeśli kalendarz nie służy ci wyłącznie do zapisywania ważnych wydarzeń, ale też do kontrolowania zadań do wykonania, zaprzyjaźnij się z funkcją „lista zadań” w kalendarzu Google. Znajdziesz ją w widoku swoich kalendarzy. Po kliknięciu w kwadracik obok napisu Lista Zadań, po prawej otworzy ci się osobne okienko z rzeczami do wykonania. Zadaniom nie można przypisać konkretnej godziny, za to pojawią się na samej górze w przypisanym im dniu. Niestety, nie można ustawić na nie przypomnienia, więc używanie listy zadań wiąże się z podwójną ostrożnością.

7. Dodaj kalendarz znajomego

jak korzystać z kalendarza google dodaj kalendarz znajomego

Chcesz być na bieżąco z kalendarzem znajomego / męża / rodziny itp? Warto w tym celu zsynchronizować kalendarze Google.

Kalendarz znajomego dodasz wpisując jego adres e-mail w okienku „Dodaj kalendarz znajomego” po lewej stronie. Osoba, którą poprosiłeś o dostęp, będzie musiała wyrazić zgodę na udostępnienie swoich wydarzeń. Gdy to już się stanie, zobaczysz jego wydarzenia jako osobną warstwę w rozpisce dnia, a sam kalendarz w „Innych kalendarzach”.

8. Dodaj wydarzenia z Facebooka do kalendarza Google

jak korzystać z kalendarza google facebook

Chciałbyś mieć wszystkie wydarzenia w jednym miejscu? Kalendarz Google umożliwia ci dodanie eventów z Facebooka podobnie jak kalendarzy znajomych. Aby to zrobić, wejdź na zakładkę „Wydarzenia” na Facebooku i znajdź opcję widoczną na screenshocie powyżej. Skopiuj link „Nadchodzące wydarzenia”, a następnie w ustawieniach wklej go w zakładce „Z adresu URL”.

9. Udostępnij kalendarz (nawet dla ludzi, którzy nie korzystają z Kalendarza Google!)

jak korzystać z kalendarza google udostępnianie

Aby udostępnić konkretny kalendarz, wystarczy że rozwiniesz jego menu po prawej stronie i klikniesz opcję „Ustawienia i udostępnianie”. Znajdziesz tam kilka opcji, między innymi:

  • możliwość udostępnienia kalendarza innej osobie poprzez wpisanie jego maila
  • możliwość udostępniania kalendarza publicznie (zobaczyć będą go mogli wszyscy, którzy otrzymali linka)
  • możliwość udostępnienia kalendarza w formacie iCal, dzięki czemu korzystać będą mogli z niego wszyscy, którzy nie posiadają konta w Google.

10. Osadź kalendarz na stronie internetowej

jak korzystać z kalendarza google embed

A może chcesz udostępnić kalendarz większej liczbie osób? W takim razie możesz zainteresować się funkcją osadzania kalendarza na stronie, którą znajdziesz w tym samym miejscu, gdzie udostępnianie z poprzedniego punktu. Wygląd kalendarza możesz dostosować do własnych potrzeb.

SPOTKANIA

Pora na prawdziwe mięso, czyli spotkania. Nawet jeśli na codzień nie korzystasz z kalendarza Google (do czego zachęcam bardzo mocno!), pewnie zdarzyło ci się nieraz otrzymać zaproszenie np. na spotkanie biznesowe właśnie w ten sposób. A poniżej kilka tipów, jak dobrze korzystać z tych funkcji.

11. Znajdź datę i godzinę, która pasuje wszystkim

jak korzystać z kalendarza google znajdź czas

Na pewno wiesz, jak ustawić spotkanie w kalendarzu i zaprosić wszystkich zainteresowanych, ale czy wiesz jak sprawdzić, czy data i godzina pasuje wszystkim? Google dopuszcza też tę możliwość! W menu dodawania wydarzenia znajdziesz zakładkę „Znajdź czas”. Jeśli dodasz do niej kalendarze zaproszonych osób, będziesz mógł łatwo podejrzeć ich plany dnia. Pamiętaj, że korzystając z tej funkcji udostępniasz również swój kalendarz!

12. Dodaj Google Hangout do zaproszenia

jak korzystać z kalendarza google hangouts

Google Hangout jest jednym z moich ulubionych sposobów na wideokonferencję, dlatego z tej opcji korzystam bardzo często. Przy planowaniu nowego wydarzenia możesz wybrać, czy kalendarz ma automatycznie wygenerować link do spotkania na Hangoucie.

13. Dodaj załącznik do wydarzenia

jak korzystać z kalendarza google załącznik

Będziecie omawiać konkretny dokument? W kalendarzu Google możesz dodać załącznik, który zostanie rozesłany wraz z powiadomieniem o założeniu nowego eventu.

14. Oszczędzaj czas dzięki szybkim spotkaniom

jak korzystać z kalendarza google szybkie spotkania

Nie masz chwili oddechu między spotkaniami? Wejdź w opcje Kalendarza Google i aktywuj „Szybkie spotkania”. Od teraz godzinne spotkania będą kończyć się 10 minut wcześniej, a półgodzinne – 5 minut wcześniej, dając ci czas na przygotowanie się do kolejnego wydarzenia.

15. Zmień właściciela wydarzenia

jak korzystać z kalendarza google zmień właściciela

Jeśli chcesz oddać komuś możliwość zarządzania wydarzeniem, ale ciągle chcesz w nim uczestniczyć, możesz skorzystać z opcji „Zmień właściciela”, którą znajdziesz w dodatkowych opcjach podczas edycji spotkania.

 

MOJE WŁASNE TRICKI

Na koniec kilka tricków i lifehacków „z własnego doświadczenia”, które warto przetestować.

16. Zapisuj każdy event od razu po tym, jak ustalisz jego datę

Moje problemy z nakładającymi się wydarzeniami zniknęły niemal w mgnieniu oka, gdy nauczyłam się natychmiast dodawać wydarzenia do kalendarza. Mój kalendarz w iPhonie sprzężony jest z Google Calendar, więc wszystko, co zapiszę tam, automatycznie pojawia się wszędzie, gdzie jest mi potrzebne.

17. Stwórz osobne kalendarze dla swojej paczki i partnera

Jeśli masz zapominalskiego partnera (jak ja :D), zamiast tworzyć wydarzenia w swoim kalendarzu, by mu o czymś przypomnieć, możesz stworzyć osobny kalendarz dla pary. W ten sposób łatwo odfiltrujesz wspólne wydarzenia, a także będziesz mógł je dodawać i zarządzać przypomnieniami. Podobnie, jeśli często spotykasz się większą paczką znajomych i potrzebujesz wspólne wypady jakoś uporządkować.

18. Ustaw przynajmniej 2-3 przypomnienia

Zasada jest prosta – im dalej w przód jakieś wydarzenie i im jest ono ważniejsze, tym więcej powiadomień ustawiam. Chodzi o to, żeby mieć mieć sprawę „na radarze” odpowiednio wcześniej – żeby się do niej przygotować. Ponieważ skrupulatnie stosuję zasadę nr 16., często zapominam o wydarzeniach jak tylko wskoczą do kalendarza. Dlatego właśnie ustawiam kilka przypomnień – np. na 2 tygodnie, tydzień i dzień przed rozpoczęciem danego zadania / wydarzenia.

// No i jak? Pomogłam? Jeśli i ty masz własne pomysły / tricki jak korzystać z kalendarza Google, tradycyjnie zapraszam do komentarzy poniżej! :)