Jestem najbardziej niezorganizowaną osobą na świecie. Zapominam o ważnych terminach, mam problemy z systematycznością i regularnością moich działań, cierpię na słomiany zapał i łatwo się rozpraszam. Właśnie dlatego, bardziej niż ktokolwiek inny wiem, jak ważne jest planowanie.

Od czasu, gdy gram w SuperBetter, potrzeba planowania mocno się zwiększyła. Muszę wiedzieć przecież, jakie zadania i doładowania aktywować każdego dnia, zaplanować kolejne epickie zwycięstwa i rozliczać się z nich wspólnie z moimi sojusznikami. To wymaga zorganizowania jak nigdy.

Dzisiejszy tekst powstał w wyniku własnych obserwacji, poszukiwań najlepszych rozwiązań i podpowiedzi znajomych. Dobrze wpisuje się też w ideę życia smart, bo pozwala oszczędzać czas i przeznaczać go na rzeczy naprawdę ważne. A przy tym świetnie współgra z aplikacjami, które są jednym z najlepszych sojuszników w walce z chaosem.

A więc – jak planować lepiej?

1. Planuj!

Żeby dobrze planować, trzeba przede wszystkim… zacząć. Banał? Niekoniecznie.

No bo zastanów się – jak często planujesz, a nie po prostu marzysz? Czy jesteś w stanie zidentyfikować trzy najbliższe kroki, które przybliżą cię do realizacji twojego celu? Czy zaplanowałeś, co zrobisz dziś, w tym tygodniu, w tym miesiącu?

Plany mają to do siebie, że łatwo zamieniają się w marzenia, jeśli choć na chwilę je sobie odpuścimy. Przyznam, że sama mam jeszcze z tym problem i na przykład nie potrafię dobrze planować weekendów (albo je przeładowywuję, albo nie planuję zupełnie nic).

Zazwyczaj moje plany wyglądają tak: w niedzielę wieczorem planuję cały tydzień. Wypisuję wszystkie spotkania, zajęte dni i inne stałe elementy, które zajmą mi czas popołudniami. Oprócz tego rozpisuję swoje cele na łatwe do wykonania zadania w trzech obszarach: Pracy/Kariery, Rodziny i Ja (rozumianym jako dbanie o siebie w bardzo szerokim tego słowa znaczeniu). Pod koniec miesiąca robię podobny, chociaż nie tak szczegółowy plan na nadchodzący miesiąc. Oczywiście każdego dnia rano wypisuję też wszystkie zadania na dany dzień, możliwie jak najbardziej szczegółowo.

W ogarnięciu wszystkiego pomagają mi aplikacje oraz metoda Bullet Journal, o której za chwilę.

 

2. Zaprzyjaźnij się z kalendarzem lub aplikacjami

Co z oczu, to z serca – mówi stare polskie przysłowie. I przy okazji pasuje jak ulał do jednej z najważniejszych zasad dobrego planowania. Zasada ta brzmi – zapisuj WSZYSTKO. Każdą rzecz, którą masz do zrobienia, każdą wizytę, każde spotkanie.

Po pierwsze, zapisane = śledzone. Mnie w ten sposób dużo trudniej jest udać, że czegoś „zapomniałam”, bo papier (albo aplikacja) zawsze mi o tym przypomni. Po drugie, w ciągu dnia dzieje się mnóstwo czasochłonnych rzeczy. Jeśli je spiszesz, łatwiej ci będzie ocenić własne siły i możliwości.

Ja wspieram się przede wszystkim internetowymi kalendarzami i notatnikami do śledzenia zadań o określonym terminie ważności. Codzienne plany i obowiązki spisuję w notatniku, stosując metodę Bullet Journal, którą zaraziła mnie Yzoja.

Bullet Journal na pewno zagości jeszcze nieraz na blogu. Na dziś najważniejsze, byś wiedział, że Bullet Journal to system produktywności, taki analogowy backlog tego, co robisz na codzień.

 

3. Spisz wszystko, co chodzi ci po głowie

Jest taka fajna metoda na poukładanie sobie planów na najbliższe miesiące, a nawet lata. Nazywa się brain dump i polega na spisaniu w jednym miejscu wszystkich spraw, które obecnie masz na głowie. Wszystkich, to znaczy: obowiązków, planów, spotkań, domowych sprawunków, rzeczy do zapłacenia, celów, planów i marzeń. Od: „muszę jutro odkurzyć biurko” po „chcę mieć duży dom i polecieć do Japonii”.

Brain dump to pierwszy krok do dobrego planowania. Po pierwsze – spisujesz marzenia, więc patrz punkt 2. Po drugie, planując zadania na kolejne dni, tygodnie czy miesiące zawsze możesz odwołać się do twojej listy priorytetów, wybrać z niej coś ważnego i dodać do aktualnej listy.

Ja brain dump stosuję od zeszłego roku zamiast postanowień noworocznych i mogę cię zapewnić, że wykreślanie kolejnych, nawet małych osiągnięć jest dużo bardziej satysfakcjonujące niż zamartwianie się, że w tym roku jeszcze nie zaczęłam ćwiczyć do maratonu.

 

4. Zapisuj pomysły „w biegu”

Czyli – twoja lista rzeczy do zrobienia nigdy nie jest skończona. Zapisuj każdy pomysł, który przyjdzie ci do głowy, nieważne czy duży czy mały. Ileż razy wpadałam na genialne rozwiązanie problemu, pomysł na tekst, opowiadanie czy zwyczajnie przypominałam sobie o ważnej rzeczy do zrobienia by… zapomnieć o tym za 10 minut i już nigdy nie przywołać tego z pamięci.

Oczywiście nie musisz nosić wszędzie ze sobą opasłych notesów czy bazgrać na serwetkach w restauracjach, bo dobrze sprawdzi się komórka z aplikacją do notatek czy nawet po prostu Google Keep. Ważne, żebyś potem zgromadził je w jednym miejscu, na przykład na liście z punktu 3.

 

5. Priorytety, głupcze!

Okej, masz już plany długo- i krótkofalowe, masz listę rzeczy do zrobienia, pamiętasz by zapisywać wszystko, co w związku z nimi przychodzi ci do głowy.

Teraz czas na priorytety.

W związku z tym opowiem ci historię. Któryś ze znanych i szanowanych biznesmenów-miliarderów (być może Branson, ale nie dam sobie za to nic uciąć. EDIT: To był Warren Buffet. Dzięki Karol!) poprosił swojego szofera, by ten wypisał listę 20 najważniejszych w jego życiu celów, marzeń i planów.

(Jeśli chcesz dobrze zrozumieć, o co chodzi – nie czytaj dalej! Przygotuj taką listę i dopiero potem wróć do tego tekstu.)

Następnie poprosił go, by wybrał 5 jego zdaniem najważniejszych. Tych, na których zależy mu najbardziej, najbardziej palących. Gdy tak już się stało, miliarder zapytał szofera, co według niego powinien zrobić z pozostałymi 15. Pracownik odpowiedział, że po prostu będzie traktował je mniej priorytetowo.

Tymczasem lekcja miała być zupełnie inna. Zdaniem Buffeta, dopóki nie zrealizuje się swojej „wielkiej piątki”, należy totalnie zapomnieć o jakichkolwiek innych planach, choćby nie wiadomo, jak wielkich.

Wprawdzie nie jestem Buffetem, ale zachęcam cię do określania priorytetów. Bardzo często mamy tendencję do wykonywania rzeczy pilnych, ale niekoniecznie ważnych w dłuższej perspektywie. Tymczasem rzeczy, które nie są pilne, ale są bardzo ważne, zostawiamy na szarym końcu.

Jak ja radzę sobie z priorytetami? Określam obszary, w których postęp jest dla mnie ważny. To wspomniane na samym początku: praca/kariera, rodzina i ja. W ramach każdego z tych obszarów ustaliłam konkretne cele i to wokół nich staram się budować moje średnio- i długoterminowe plany.

 

6. Uporządkuj przestrzeń wokół siebie

Czyli pozbądź się bałaganu z głowy i wokół siebie. Wiele na ten temat pisałam już w tekście Zaśmiecony umysł, czyli co nas powstrzymuje przed życiem „smart”, z którego dowiesz się czym jest brain clutter i jak sobie z nim radzić.

 

7. Planuj odpoczynek

Last but not least. Planuj nicnierobienie. Serio! Nikt nie jest w stanie pracować bez przerwy po kilkanaście godzin, a głowa potrzebuje przewietrzenia i odpoczynku, by mogły się w niej rodzić nowe pomysły.

Ale kiedy mówię „zaplanuj odpoczynek”, to mam na myśli – wpisz sobie w kalendarz godzinę lub dwie obijania się. Serio!

To punkt, z którym osobiście mam ogromny problem, bo zawsze wydaje mi się, że tracę w ten sposób czas i wynajduję sobie nowe rzeczy do zrobienia. Tymczasem odpoczynek, regeneracja, spędzenie czasu ze znajomymi i bliskimi jest niezwykle ważne, żeby z nową siłą wrócić do zaplanowanego życia.

 

Oczywiście lista nie jest kompletna, a ja nie ukrywam, że nie jestem mistrzem samoorganizacji (chociaż staram się, żeby bylo coraz lepiej). Chętnie dowiem się, jak ty radzisz sobie z planowaniem, jakie sztuczki stosujesz i jakimi dobrymi radami możesz się podzielić.