PDF to skrót od angielskiej nazwy Portable Document Format, czyli „przenośny format dokumentu”. Plik zapisany w tym formacie zachowuje układ strony, czcionki i grafiki niezależnie od urządzenia, systemu operacyjnego czy programu użytego do jego otwarcia.
Dlaczego używa się plików PDF?
Format PDF służy przede wszystkim do udostępniania dokumentów, które mają wyglądać u odbiorcy tak samo jak u autora. Można otworzyć go na telefonie, tablecie lub komputerze, a także wydrukować bez obawy, że elementy strony zmienią położenie.
PDF jest otwartym standardem opisanym w normie ISO 32000. Format został opracowany przez firmę Adobe, ale do jego odczytu nie jest potrzebne konkretne urządzenie ani jeden wskazany program. Pliki można przeglądać między innymi w przeglądarkach internetowych oraz w bezpłatnym programie Adobe Acrobat Reader.
Najważniejsze cechy tego formatu to:
- Stały układ dokumentu – marginesy, czcionki, grafiki i rozmieszczenie treści pozostają na swoim miejscu.
- Uniwersalność – plik działa na różnych urządzeniach i systemach operacyjnych.
- Profesjonalny wygląd – PDF sprawdza się przy wysyłaniu ofert, umów, faktur, formularzy i materiałów do druku.
- Zabezpieczenia – dokument można chronić hasłem oraz ograniczyć możliwość kopiowania lub edycji.
- Dodatkowe elementy – plik może zawierać łącza, formularze, komentarze i podpisy elektroniczne.
PDF czy dokument edytowalny?
Wybór formatu zależy od tego, czy dokument ma być przede wszystkim udostępniany, czy nadal zmieniany. PDF chroni wygląd pliku, natomiast dokument DOCX lepiej nadaje się do bieżącej pracy nad tekstem.
| Cecha | Dokument edytowalny, np. Word | |
|---|---|---|
| Układ strony | Stabilny na różnych urządzeniach | Może zmienić się po otwarciu w innym programie |
| Łatwość edycji | Edycja jest zwykle ograniczona lub wymaga specjalnego narzędzia | Tekst można łatwo zmieniać i formatować |
| Zastosowanie | Wysyłka, druk, archiwizacja i prezentacja dokumentu | Pisanie, poprawianie i wspólna praca nad treścią |
Do czego służy PDF na co dzień?
PDF wykorzystuje się między innymi do przesyłania umów, faktur, instrukcji, podań, CV, formularzy i e-booków. Jest dobrym wyborem wtedy, gdy odbiorca powinien zobaczyć dokument dokładnie w takiej formie, w jakiej został przygotowany.
PDF stał się standardem wymiany dokumentów, ponieważ łączy przenośność z zachowaniem spójnego wyglądu. Format edytowalny przydaje się podczas tworzenia treści, a PDF – gdy gotowy dokument trzeba bezpiecznie przekazać, wydrukować lub zarchiwizować.
